In CO 1383 van 11 mei 2010 over de verordeningen 883/2004 en 987/2009 (punt 7.3.) werd u geïnformeerd over de implementering van de elektronische gegevensuitwisseling tussen de bevoegde instellingen via het EESSI-netwerk (Electronic Exchange of Social Security Information). Via dat messagingsysteem worden de papieren formulieren die de instellingen naar elkaar sturen, vervangen door elektronische formulieren SED's (structured electronic document). Zo worden de rechten van de burgers beter, veiliger en sneller gegarandeerd dan met papieren documenten op grond van verordening (EEG) nr. 1408/71.
De gegevens worden via de Europese centrale ruimte doorgestuurd van de ene lidstaat naar de andere via het Access Point van het land dat ze verzendt naar het Access Point van het land voor wie de gegevens bestemd zijn.
Initieel was de implementering van dat netwerk gepland op 01/05/2012. Er waren dus twee overgangsjaren na de inwerkingtreding van de nieuwe Europese verordeningen (artikel 95 van toepassingsverordening 987/2009). Al snel werd duidelijk dat dat niet haalbaar was: het project heeft grote vertragingen opgelopen bij de verschillende fases van de implementering van het systeem op Europees niveau, m.a.w. op het niveau van de verbindingen tussen de Europese Commissie en de verschillende Access Points van de lidstaten (Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) voor België). De lidstaten kwamen tot een consensus over de heroriëntering van het project, dat blijft bestaan maar afgestemd wordt op de behoeften.
In een gemeenschappelijke nota hebben de lidstaten gevraagd om de einddatum van de overgangsperiode uit te stellen, die dan eerst naar 1 mei 2014 verplaatst is. Als men vervolgens vaststelde dat die datum niet haalbaar was, werd hij opnieuw uitgesteld en niet nader bepaald omdat het momenteel onmogelijk is een redelijke datum vast te stellen.
Maar waarschijnlijk zal die nieuwe einddatum niet gehaald worden en zal een nieuwe einddatum vastgelegd worden. Er werd een consensus gevonden tussen de lidstaten om het project te heroriënteren. Het project blijft bestaan, maar wordt aangepast naargelang de behoeften.
Het project is dus op internationaal niveau weinig gevorderd en op nationaal niveau is nog niets ontwikkeld. Maar de formulieren voor de uitwisseling via het systeem bestaan wel al en kunnen als papieren versie gebruikt worden. Aangezien bepaalde lidstaten die formulieren gebruiken, geven we u de nodige informatie voor de uitwisseling ervan.
Voor de kinderbijslagsector zijn er 27 SED's die in 9 elektronische berichten passen (een elektronisch bericht bestaat uit meerdere SED's die over dezelfde situatie gaan). In de titel van ieder formulier (SED) staan de artikelen van de Europese verordeningen waarop het formulier betrekking heeft. Binnen eenzelfde elektronisch bericht dient één SED als vraag en wordt een andere als antwoord verstuurd. Bijvoorbeeld, met een F004 wordt bijkomende informatie over de bepaling van de bevoegdheid gevraagd en er wordt een F005 gebruikt om die te verschaffen.
Als bijlage vindt u een inventaris van de 27 SED's, verdeeld over de negen elektronische berichten. Die SED's zijn via de website van de EU in alle talen beschikbaar (zie hierna).
De SED's zijn omvangrijker dan de Exxx-formulieren en verschillen er dus van. Ze hebben als voordeel dat ze de informatie bevatten die nodig is voor de 27 betrokken wetgevingen en volgen strikt de inhoud van de Europese verordeningen.
Gezien de huidige onzekere situatie van het project worden de Exxx-formulieren nog steeds aanvaard. Maar bij ontvangst van een papieren SED moet hoe dan ook gevolg gegeven worden met een of meerdere papieren SED's, zelfs als die voor elektronische uitwisselingen bestemde formulieren niet gebruiksvriendelijk zijn op papier (lang en repetitief).
De Belgische instellingen mogen dus, zoals voordien, de Exxx-formulieren versturen. Sommige lidstaten gebruiken zeer vaak SED's (Polen, Ierland, Scandinavische landen) en aanvaarden vaak enkel SED's. Als een land vraagt om een SED te gebruiken, moet de instelling daar gevolg aan geven.
De Belgische instellingen moeten antwoorden met een papieren SED als ze een vraag om informatie ontvangen via een SED-formulier.
U vindt de in alle talen vertaalde SED's op de officiële website van EESSI http://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=868 &langId=en via de link naar CircaBC voor de SED's Kinderbijslag (Family Benefits - F series). Bij elke SED hoort een document "Explanatory notes" met uitleg en definities om de vakken van de SED makkelijker te kunnen invullen.
De Rijksdienst vraagt om systematische de SED's via bovenstaande link te raadplegen zodat u steeds een geactualiseerde en geldige versie gebruikt.
Deze dienstbrief vormt een aanvulling op de CO 1386/2014, bijlage 1, rubriek 4.
Voor alle informatie over de uitwisseling van SED's kunt u contact opnemen met de Rijksdienst (jessie.vergauwen@rkw.be).
