Uit de informatie die de Rijksdienst ontving bleek dat de fondsen op uiteenlopende wijze reageren op aanvragen om informatie over kinderbijslagdossiers. De rechthebbende of bijslagtrekkende ouder of derde blijkt wel of niet informatie te ontvangen naar gelang hij zich richt tot het ene of het andere fonds.
Deze dienstbrief brengt de regels die van toepassing zijn in herinnering en verduidelijkt hoe op dit type van vragen moet gereageerd worden.
1. Herinnering van de regels
De volgende grondwettelijke en wettelijke bepalingen zijn van toepassing op het meedelen van gegevens vervat in kinderbijslagdossiers:
- Grondwet (artikel 22);
- De wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid;
- De wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens;
- De wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur.
De geldende richtlijnen zijn de volgende:
- De CO 1282 van 22 december 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur;
- De CO 1292 van 16 januari 1996 betreffende de mededeling buiten het netwerk van de sociale zekerheid van sociale gegevens van persoonlijke aard door de instellingen van sociale zekerheid aan personen of verenigingen die als mandataris van de sociaal verzekerden optreden;
- De CO 1293 van 16 januari 1996 betreffende de mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard door kinderbijslagfondsen en door de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers, aan bepaalde maatschappijen en juridische entiteiten binnen en buiten het sociale zekerheidsnetwerk;
- De CO 1302 van 24 december 1996 - Beraadslaging nr. 96/65 van 10 september 1996 betreffende een aanbeveling van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid (KSZ) tot machtiging van de instellingen van sociale zekerheid voor het mededelen van sociale gegevens van persoonlijke aard aan bepaalde privéma ndatarissen en openbare besturen buiten het netwerk van de sociale zekerheid die deze gegevens nodig hebben in het kader van hun wettelijk opgedragen taken;
- De CO 1316 betreffende de mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard. Aanvullingen aangebracht aan de CO's 1292 van 16 januari 1996 en 1302 van 24 december 1996, rekening houdend met de beslissingen van 12 mei 1998 van het Toezichtscomité bij de Kruispuntbank van de sociale zekerheid (KSZ) aangaande het mededelen van sociale gegevens van persoonlijke aard buiten het netwerk;
- De CO 1322 van 29 november 1999 betreffende wijzigingen aangebracht door het Toezichtscomité bij de KSZ aan zijn beraadslaging nr. 96/65 van 10 september 1996 - Mededeling aan de kinderbijslagfondsen van een vademecum bestemd voor de beheerders van kinderbijslagdossiers die sociale gegevens van persoonlijke aard aan derden moeten meedelen.
2. Praktische richtlijnen
2.1. Aan wie mogen gegevens meegedeeld worden?
In het algemeen luidt de richtlijn dat vragen van derden in kinderbijslagdossiers moeten afgewezen worden. Wordt beschouwd als derde de persoon die noch rechthebbende, noch bijslagtrekkende, noch rechtgevend kind is, of de persoon die geen wettelijk vertegenwoordiger is van de persoon met een van deze hoedanigheden. Dit verbod blijft van toepassing.
De gegevens mogen worden meegedeeld:
- aan de rechthebbende;
- aan de bijslagtrekkende;
- aan het rechtgevend kind;
- aan de wettelijke vertegenwoordigers (met name die van het rechtgevend kind als het minderjarig is).
Voor de mandatarissen van deze vier categorieën moet gereageerd worden conform de bepalingen van de CO 1292.
2.2. Welke gegevens mogen meegedeeld worden?
Aan het principe van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer is enkel voldaan als de informatie die de fondsen verstrekken in verhouding staat tot de hoedanigheid van de persoon die deze informatie vraagt.
Voor elke categorie kan de reikwijdte van de verstrekte informatie verschillend zijn:
- de rechthebbende: hij heeft toegang tot informatie in het bezit van het fonds over zijn hoedanigheid van rechthebbende, de rang van het kind en het bedrag dat het kind krijgt. Men mag echter niet meer preciseren of dit bedrag integraal en daadwerkelijk aan de bijslagtrekkende wordt betaald. Mogen evenmin aan de rechthebbende worden meegedeeld: het adres van de bijslagtrekkende, de identiteit van zijn werkgever, zijn inkomsten, zijn gezinssamenstelling, de naam en het adres van de school waar de kinderen onderwijs volgen, enz.;
- de bijslagtrekkende: hij heeft toegang tot de gegevens waarmee hij het bedrag dat hij ontvangt of dat een andere persoon in zijn plaats ontvangt kan bepalen. De bijslagtrekkende mag ook de redenen kennen voor inhoudingen, en mag op de hoogte zijn van het bestaan van bijzondere betalingsmodaliteiten (collectieve schuldenregeling, betaling aan een wettelijke vertegenwoordiger, delegatie van sommen). Hij mag de identiteit van de rechthebbende kennen en de wettelijke basis voor de vestiging van het recht. Men mag hem echter niet het adres van de rechthebbende meedelen, de identiteit van zijn werkgever, zijn inkomsten, zijn gezinssamenstelling, enz.;
- het rechtgevend kind: hij heeft toegang tot alle gegevens waarmee hij het bedrag kan bepalen waarop hij wettelijk aanspraak kan maken. Net zoals bij de rechthebbende mag hem niet meegedeeld worden of dit bedrag integraal en daadwerkelijk aan de bijslagtrekkende wordt betaald.
