Op 25 september 2002 verspreidde de Rijksdienst de eerste actualisering van de motiveringsmodules, vergezeld van voorbeelden van standaardbrieven, samengesteld op basis van deze modules. De Rijksdienst beantwoordde zo aan de verbintenis, genomen in het raam van de bestuursovereenkomst, om elk jaar de motiveringsmodules te actualiseren die de betaalinstellingen helpen om aan de gezinnen een gepaste motivering te leveren van de genomen beslissingen, conform de richtlijnen van het Handvest van de sociaal verzekerde.
Die eerste fase bestond voornamelijk uit een basiswerk: het opmaken van een inventaris van de beslissingen en inlichtingen die moeten meegedeeld worden aan de sociaal verzekerden ten opzichte van het Handvest, en het voorzien van de overeenkomstige modules.
In de loop van 2003 werden afzonderlijke aanpassingen aangebracht, met name rekening houdend met de wijziging van de verjaringstermijnen en de nieuwe wetgeving betreffende de toekenning van kinderbijslag voor gehandicapte kinderen. Er werd bijzondere aandacht besteed aan de vorm bij het actualiseren van de modules.
In een eerste fase werd een evaluatie gemaakt van de toegankelijkheid van de modules. Die houdt rekening met de opmerkingen van de mensen op het terrein en de kwantitatieve en kwalitatieve criteria van de leesbaarheid. Vanuit kwantitatief oogpunt werd de nadruk gelegd op de lengte van de paragrafen, de zinnen en de woorden, en vanuit kwalitatief oogpunt op de vereenvoudiging van het taalgebruik.
In een tweede fase werden de aldus gewijzigde modules ter analyse voorgelegd aan het Bureau voor Leesbaarheid van de federale overheid. Dankzij overlegvergaderingen van vertegenwoordigers van het Bureau voor Leesbaarheid, de kinderbijslagfondsen, de dienst Communicatie, het departement Controle en het departement Gezinnen van de RKW kon men een synthese opstellen van de formele en functionele vereisten.
Als bijlage (bladzijde 1 tot 20) vindt u de 62 motiveringsmodules die de sleutelinformatie die aan de gezinnen moet gegeven worden bevatten.
Bij wijze van voorbeeld (bijlage bladzijde 21 tot 88) zijn standaardbrieven, samengesteld uit diverse combinaties van modules, hierbij gevoegd. Ze stellen een praktische toepassing voor van het gebruik van de modules in een brede waaier van situaties die kunnen voorkomen bij het beheer van een kinderbijslagdossier.
De aanzienlijke wijzigingen aangebracht aan de wetgeving en aan de procedures voor de toekenning van de bijkomende toeslag voor gehandicapte kinderen, evenals het instellen van de forfaitaire bijslag voor kinderen geplaatst in een opvanggezin, vereisten naast de aanpassing van de bestaande modules, het opstellen van nieuwe formulieren en standaardbrieven, aangepast aan de bedoelde situaties. Deze formulieren (zie bijlage, bladzijde 89 en volgende) vloeien voort uit de samenwerking tussen de kinderbijslagfondsen en de departementen Controle en Gezinnen van de RKW.
De modules zijn dwingend naar hun inhoud, maar niet naar hun vorm. Het aanbrengen van klantvriendelijke elementen wordt altijd overgelaten aan het initiatief van elk fonds.
Opgelet : de bijlagen zijn niet beschikbaar.
