De wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur is verschenen in het Staatsblad van 30 juni 1994. Zij is in werking getreden per 1 juli 1994 op grond van het koninklijk besluit van 23 juni 1994 dat verschenen is in hetzelfde Staatsblad van 30 juni.
De nieuwe verplichtingen die voortvloeien uit deze wet, (...) worden hierna uiteengezet.
1. Toepassingssfeer (art. 1)
De wet waarbij hier toelichting wordt verstrekt, beoogt in het algemeen het openbaar maken van alle bestuursdocumenten, anders gezegd alle informatie ongeacht in welke vorm.
Daaruit volgt dat elk gegeven vervat in een dossier, in een manueel bestand of in een informaticasysteem na verwerking, binnen de toepassingssfeer van de wet valt.
Voor een deel gaat de nieuwe wet dus over dezelfde materie (gegevens vervat in manuele of geautomatiseerde bestanden) als de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (W.B.P.L.) die is toegelicht in de C.O.?s 1272, 1275 en 1280. In deze omzendbrief zal telkens waar nodig gewezen worden op de specifieke uitwerking van de twee betrokken wetten.
2. Actieve openbaarheid (art. 2 en 3)
2.1. Elk kinderbijslagfonds stelt een document op dat een soort handleiding vormt, waarin zijn bevoegdheden en zijn interne werking uiteengezet worden en dat daarnaast alle voor het publiek dienstige gegevens bevat, bijvoorbeeld de tijden waarop zijn diensten toegankelijk zijn voor het publiek.
De Rijksdienst dringt erop aan dat die handleiding zo beknopt mogelijk wordt gehouden en dat de aanmaak ervan geen aanzienlijke nieuwe kosten met zich zou brengen zodat ze gratis kan worden verspreid.
De tekst moet enkel op aanvraag verstrekt worden. Voor het indienen van een aanvraag daartoe zijn in de wet geen bijzondere vormvoorschriften bepaald.
2.2. Op alle correspondentie moeten voortaan naam, hoedanigheid, adres en telefoonnummer vermeld worden van de persoon die meer informatie kan verstrekken over het dossier.
Dit is voor de kinderbijslagfondsen die onder de openbare sector ressorteren geen nieuwe verplichtingen maar tot nog toe was ze enkel door een omzendbrief opgelegd (omzendbrief 360 van 28 april 1992 van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Ambtenarenzaken).
2.3. Telkens als wordt beslist over het recht op gezinsbijslag en een kennisgeving van de gunstige of ongunstige beslissing aan de betrokkene wordt gezonden, moet melding gemaakt worden van de mogelijkheid om in beroep te gaan.
Deze verplichting die in de regeling reeds was opgelegd door M.O. 382 van 2 februari 1981 heeft dus voortaan een algemeen karakter en een wettelijke grondslag.
Opmerking verdient dat de wet bepaalt dat melding gemaakt moet worden van de mogelijkheden om in beroep te gaan, van de instanties waarbij men in beroep kan gaan en van de daarvoor gelden vormvoorschriften en termijnen. Aangezien in de gecoördineerde wetten geen enkele specifieke vervaltermijn is bepaald voor rechtsvorderingen is het overbodig bij de kennisgevingen te vermelden dat de publiekrechtelijke termijn, namelijk 30 jaar, van toepassing is.
3. Passieve openbaarheid
3.1. Recht op inzage (art. 4 tot 6)
De wet betreffende de openbaarheid van bestuur kent aan de bestuurden een recht toe op inzage van de informatie in het bezit van instellingen die een taak van openbaar belang vervullen.
Ment moet onderscheid maken tussen dit bijzonder toegangsrecht en het mechanisme waarin de W.B.P.L. voorziet en dat beschreven is in punt 2.1. van C.O.
1275 :
- het gaat hier om het verkrijgen van toegang tot een of meer gegevens, ongeacht of die betrekking hebben op een natuurlijke persoon van wie de identiteit bekend is of achterhaald kan worden;
- het kan al dan niet gaan om gegevens die verwerkt worden als bedoeld in de W.B.P.L.;
- in tegenstelling tot de waarborgen waarin de W.B.P.L. voorziet, gaat het hier niet om het verkrijgen van mededeling van alle gegevens die in een verwerkingssysteem zijn opgenomen om het ?profiel? na te gaan dat van iemand is opgesteld aan de hand van steekkaarten of via geautomatiseerde middelen.
3.1.1. Grondregel
Elke bestuurde - particulier, organisatie of vereniging - heeft het recht kennis te nemen van de bestuursdocumenten, wat betekent dat hij het recht heeft om een bestuursdocument ter plaatse in te kijken en een copie ervan te ontvangen.
Daartoe moet hij een schriftelijkeaanvraag doen. Daarin moet duidelijk de aangelegenheid waarover het gaat vermeld zijn en moet zo mogelijk opgegeven worden op welke bestuursdocumenten de aanvraag precies betrekking heeft.
De aanvragen moeten worden opgetekend in een register, gerangschikt volgens de datum van ontvangst.
Als een aanvraag niet bestemd is voor een kinderbijslagfonds dat ze ontvangt, laat het fonds dat aan de aanvrager weten en deelt het hem, op grond van de gegevens waarover het beschikt, de benaming en het adres mee van de instelling die waarschijnlijk het/de betrokken bestuursdocument(en) in haar bezit heeft.
3.1.2. Ontvankelijkheid van de aanvraag
Voor aanvragen die betrekking hebben op bestuursdocumenten van persoonlijke aard voorziet de wet in een specifieke ontvankelijkheids-voorwaarde: de aanvrager moet namelijk doen blijken van een belang.
3.1.2.1. De wet (art. 1) definieert een document van persoonlijke aard als een bestuursdocument dat een beoordeling of een waarde-oordeel bevat over een met naam genoemd of gemakkelijk identificeerbaar natuurlijk persoon of de beschrijving van een gedrag waarvan het ruchtbaar maken aan die persoon kennelijk nadeel kan berokkenen.
Twee punten springen dadelijk in het oog.
Ten eerste verschilt deze definitie van die welke van toepassing is in het raam van de W.B.P.L. en die luidt dat persoonsgegevens gegevens zijn die betrekking hebben op een natuurlijke persoon en die is of kan worden geïdentificeerd. Men mag dus in geen geval deze twee definities met een totaal verschillende inhoud met elkaar verwarren voor de respectieve toepassing van de beide wetten waarover het hier gaat!
Ten tweede volstaat het in het raam van de wet betreffende de openbaarheid van bestuur niet dat een bestuursdocument de naam vermeldt van een persoon om het tot een document van persoonlijke aard te maken.
Dat document van persoonlijke aard moet bovendien een beoordeling inhouden of een gedrag beschrijven waarvan het ruchtbaar maken aan de betrokken persoon schade zou berokkenen.
3.1.2.2. Het door de wet vereiste belang moet begrepen worden in dezelfde zin als het belang vereist voor de ontvankelijkheid van een verzoek tot nietigverklaring ingediend bij de Raad van State. Het bestaan van het bestuursdocument moet dus materiële of immateriële schade teweegbrengen voor de aanvrager wil de aanvraag ontvankelijk zijn.
Die schade moet drie kenmerken hebben.
Er moet afbreuk worden gedaan aan een persoonlijk en rechtmatig (anders gezegd in overeenstemming zijnd met de openbare orde en de goede zeden) belang van de aanvrager.
De schade moet actueel zijn, anders gezegd ze moet bestaan op het tijdstip van de aanvraag.
En tenslotte moet de schade direct verband houden met het bestaan van het betrokken bestuursdocument. Met andere woorden er moet een oorzakelijk verband zijn tussen de schade en het document.
Bijvoorbeeld :
Over mevrouw X, weduwe, heeft de bijslagtrekkende van de wezenbijslag tegen het gewone tarief geschreven dat zij het kind aan zijn lot overgelaten heeft.
Mevrouw x wenst de brief in te kijken die de bijslagtrekkende naar het kinderbijslagfonds gestuurd heeft.
Met de morele schade die zij aanvoert moet rekening gehouden worden om te bepalen of haar aanvraag ontvankelijk is.
3.1.2.3. De administratieve praktijk wijst uit dat de kinderbijslagfondsen maar een gering aantal documenten van persoonlijke aard in de zin van de wet van 11 april 1994 in hun bezit hebben. In de zeldzame gevallen waarin fondsen het door een aanvrager aangevoerde belang zullen moeten nagaan moeten ze de grootste voorzichtigheid aan de dag leggen omdat ze bij onrechtmatige bekendmaking aansprakelijk gesteld kunnen worden.
3.1.3. Wettelijke gronden om een aanvraag af te wijzen
Ook al is een aanvraag gedaan in de vereiste vorm en ook al is ze mogelijk ontvankelijk verklaard terwijl ze betrekking had op een document van persoonlijke aard, toch kan of moet het fonds in bepaalde gevallen weigeren er gevolg aan te geven.
Hierna worden alleen die gevallen uit de wet (art. 6) opgesomd die van belang kunnen zijn voor de regeling.
3.1.3.1. Het kinderbijslagfonds kan een aanvraag om inzage afwijzen in onderstaande gevallen (art. 6, §3).
- Als de aanvraag een bestuursdocument betreft waarvan de openbaarmaking kan leiden tot misvatting omdat het document niet af of onvolledig is.
- Als de aanvraag een advies of een mening betreft die iemand uit vrije wil en bij wijze van vertrouwelijke mededeling ter kennis gebracht heeft van de overheid. In dat geval moet niet alleen die mening maar ook de identiteit van diegene van wie ze afkomstig is, beschermd worden. Als voorbeeld voor deze categorie kunnen we de adviezen en opmerkingen noemen van advocaten of deurwaarders die informatie leveren in verband met de solvabiliteit van debiteuren van ten onrechte uitgekeerde bijslag.
- Als de aanvraag kennelijk onrechtmatig is. Aangezien artikel 10 van de wet stelt dat de verkregen bestuursdocumenten niet verspreid mogen worden noch gebruikt mogen worden voor commerciële doeleinden, moeten aanvragen vanwege commerciële vennootschappen dus afgewezen worden. Hierbij aansluitend kan nog gezegd worden dat ook systematische aanvragen vanwege particulieren die de werking van de diensten belemmeren, afgewezen kunnen worden.
- Als de aanvraag kennelijk in te vage bewoordingen gesteld is.
3.1.3.2. Het kinderbijslagfonds moet een aanvraag om inzage afwijzen als blijkt dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen:
- de geheimhouding van de identiteit van iemand die een vertrouwelijke mededeling heeft gedaan ter aangifte van een strafbaar of strafbaar geacht feit.
- de opsporing of vervolging van strafbare feiten (artikel 155 en volgende G.W., wet van 16 november 1972 betreffende de sociale inspectie).
Voor elk geval moeten dus in de praktijk de belangen die erbij betrokken zijn tegen elkaar worden afgewogen. Aan de ene kant de openbaarheid van bestuur en aan de andere kant de noodzaak om een formele aangifte te verkrijgen van gedrag (frauduleuze hande-lingen om zich ten onrechte gezinsbijslag te doen uitkeren, werk dat niet aangegeven wordt, enz.) dat onder de strafwet valt of kan vallen (1°). Ofwel het recht op in-formatie tegen het gevaar dat bewijsmiddelen verdwijnen ingevolge de gegeven rucht-baarheid (2°).
3.1.3.3. Tenslotte moet het kinderbijslagfonds een aanvraag om inzage afwijzen als de openbaar-making van het document afbreuk doet aan de hierna limitatief opgesomde belangen.
1° De persoonlijke levenssfeer, tenzij de betrokkene vooraf schriftelijk ingestemd heeft met de inzage of de mededeling in de vorm van een copie.
Hier dient opgemerkt dat het kinderbijslagfonds geenszins verplicht is de betrokkene te raadplegen om te bemiddelen tussen de aanvrager en die persoon. Als de schriftelijke instemming van de betrokkene wordt overlegd door de aanvrager moet de handtekening voor echt verklaard zijn, ter voorkoming van misbruiken.
In de praktijk moet deze wettelijke bepaling geïnterpreteerd worden in die zin dat niemand in principe toegang kan verkrijgen tot gegevens in het bezit van een administratieve overheid betreffende een andere persoon.
Toepassing op derden bij de kinderbijslag-dossiers, dus anderen dan de rechthebbende, de bijslagtrekkende of het rechtgevend kind.
Dit is een zeer strikte regel. Zelfs een werkgever mag de administratieve documenten van een rechthebbende niet raadplegen om de reden van een schrapping van de naam van de rechthebbende op het model G op te sporen.
Toepassing en versoepeling betreffende de aanvragen van rechthebbenden, bijslagtrekkenden of rechtgevende kinderen.
Het principe is bv. van toepassing op een rechthebbende ouder, alleen wonend of gescheiden, met betrekking tot gegevens die niet direkt in verband staan met het verkregen recht.
Zo kan deze persoon geen toegang verkrijgen tot de volgende gegevens:
- de inkomsten van de bijslagtrekkende/andere ouder;
- het adres van deze persoon;
- de identiteit van de werkgever van deze persoon;
- de gezinssamenstelling van deze persoon;
- gegevens over de school die de kindren bezoeken.
Een gescheiden bijslagtrekkende kan evenmin inzage krijgen in administratieve documenten met gegevens over de werkgever van de rechthebbende/ex-echtgenoot, aangezien deze niet direkt betrekking hebben op het recht.
Inzake medische gegevens blijven de dwingende voorschriften bepaald in punt 2.2. van C.O. 1273 strikt van toepassing.
2° Een bij wet ingestelde verplichting tot geheimhouding
Dat geldt voor de personeelsleden van de Rijksdienst (controledienst) voor wie artikel 12 van de wet van 16 november 1972 op de arbeidsinspectie van toepassing is.
3° Het geheim van de beraadslagingen van de Beheerscomités.
3.1.4. Gedeeltelijke openbaarheid
De wet bepaalt dat wanneer een bestuursdocument maar voor een deel moet of kan onttrokken worden aan de openbaarheid (zie punt 3.1.3. hiervoor), de inzage, de uitleg of de mededeling in de vorm van een copie beperkt is tot het overige deel.
3.1.5. Termijnen
Het fonds beschikt over een termijn van 30 dagen om op een aanvraag die het heeft ontvangen in te gaan of ze af te wijzen. Het kan de aanvrager echter binnen die termijn laten weten dat het antwoord op zijn verzoek wordt uitgesteld, waardoor de oorspronkelijke termijn met 15 dagen verlengd wordt.
Uiteraard moeten de fondsen als ze een aanvraag afwijzen die beslissing behoorlijk motiveren.
Bij elke beslissing moet melding worden gemaakt van de mogelijkheden om in beroep te gaan, en van de vormvoorschriften en termijnen die daarvoor in acht moeten worden genomen (zie punt 3.3.).
Bij gebrek aan antwoord binnen de voorgeschreven termijn(en) wordt de aanvraag geacht te zijn afgewezen.
3.2. Aanvraag om verbetering (art. 7)
De wet bepaalt dat als iemand aantoont dat een bestuursdocument van een federale administratieve overheid onjuiste of onvolledige gegevens over hem bevat, die overheid de vereiste verbeteringen moet aanbrengen zonder kosten voor de betrokkene.
3.2.1. De aandacht van de fondsen wordt er in het bijzonder op gevestigd dat als het gaat om gegevens die verwerkt worden als bedoeld in C.O. 1275 van 12 januari 1994 de door de W.B.P.L. ingestelde procedure (termijnen/beroep) gevolgd moet worden.
Gaat het daarentegen niet om een gegeven dat verwerkt wordt, dan is de wet op de openbaarheidvan bestuur van toepassing en dus de in deze omzendbrief uiteengezette procedure.
3.2.2. De aanvraag moet schriftelijk gedaan worden.
Uiteraard moet men bijzondere aandacht besteden aan de identiteit van de aanvrager. Men moet dus alle identificatiegegevens verzamelen die voorkomen op het formulier dat wordt gebruikt in het raam van de W.B.P.L. (zie bijlagen bij C.O. 1280). De voorschriften bepaald in punt 3.2.2. van C.O. 1280 zijn dan ook van toepassing in verband met deze omzendbrief.
3.2.3. Het fonds beschikt over een termijn van 60 dagen om in te gaan op een aanvraag tot verbetering die het heeft ontvangen of om ze af te wijzen. Het kan de aanvrager echter binnen die termijn laten weten dat het antwoord op zijn verzoek wordt uitgesteld, waardoor de oorspronkelijke termijn met 30 dagen verlengd wordt.
Uiteraard moeten de fondsen als ze een aanvraag afwijzen die beslissing behoorlijk motiveren.
Bij elke beslissing moet melding worden gemaakt van de mogelijkheden om in beroep te gaan, en van de vormvoorschriften en termijnen die daarvoor in acht moeten worden genomen (zie punt 3.3.).
Bij gebrek aan antwoord binnen de voorgeschreven termijn(en) wordt de aanvraag geacht te zijn afgewezen.
3.2.4. Als een aanvraag gezonden wordt aan een fonds dat niet bevoegd is om de verbeteringen aan te brengen laat het dat dadelijk aan de aanvrager weten en deelt het hem de benaming en het adres mee van de instelling die er volgens de informatie waarover het beschikt wel bevoegd voor is.
3.3. Beroep (art. 8)
3.3.1. De wet voorziet eerst en vooral in een niet-contentieuze beroepsprocedure.
Als een aanvrager moeilijkheden ondervindt (afwijzing, maar gedeeltelijk antwoord gekregen, geen antwoord binnen de termijn) om inzage te krijgen van een bestuursdocument of om het te doen verbeteren, kan hij het betrokken fonds een verzoek tot heroverweging toesturen.
Tegelijkertijd met zijn voorstel aan het fonds om zijn standpunt te herzien, vraagt hij aan de daartoe opgerichte Commissie, genaamd Commissie voor de toegang tot bestuursdocumenten, om een advies uit te brengen over de zaak. Het adres van die Commissie is Koningsstraat 64-66 te 1000 BRUSSEL.
Die Commissie brengt haar advies uit binnen 30 dagen en deelt dat tegelijkertijd aan de aanvrager en aan het fonds mede.
Binnen 15 dagen na ontvangst van het advies of na afloop van de termijn waarbinnen het advies medegedeeld had moeten worden, moet het fonds beslissen over de aanvraag tot heroverweging. Na afloop van die termijn wordt het fonds geacht de aanvraag tot herziening afgewezen te hebben.
3.3.2. Als het standpunt van het fonds definitief is geworden, anders gezegd na kennisgeving van de beslissing tot herziening van de eerste beslissing of na afloop van de termijn waarin over de herziening beslist had moeten worden, kan de aanvrager binnen 60 dagen in beroep gaan bij de Raad van State. Daartoe richt hij een gedateerd en ondertekend verzoekschrift aan de heer Eerste Voorzitter van de Raad van State, Wetenschapsstraat 33 te 1040 BRUSSEL.
Als de Raad van State de aanvrager in het gelijk stelt (nietigverklaring van de administratieve beslissing) kan hij ook een rechtsvordering instellen om eventueel schadevergoeding te verkrijgen.
4. Toepassing van de C.O. 1148 van 25 mei 1985
Het verstrekken van inlichtingen aan de bestuurden (natuurlijke of rechtspersonen) krachtens de wet van 11 april 1994, zoals toegelicht in deze omzendbrief kan geen schending vormen van het beroepsgeheim opgelegd aan het personeel van de kinderbijslagfondsen.
-------------
Als bijlage bij deze omzendbrief gaat een formulier dat gebruikt kan worden om de verbetering van gegevens aan te vragen. Het is opgesteld volgens het model dat de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid had gemaakt in het raam van de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Wij wijzen er evenwel op dat de Rijksdienst werkt aan een nieuwe versie van dit formulier die gebaseerd zal zijn op de nieuwe modellen AA en E.
(FIGUUR NIET OPGENOMEN)
