Artikel 4 van de wet van 8 december 1992 bepaalt dat wanneer gegevens worden verzameld bij een natuurlijke persoon met het oog op verwerking van die gegevens, die persoon in het bezit moet worden gesteld van de volgende informatie:
- de naam en het adres van de instelling die de gegevens vraagt;
- de wettelijke basis en het doeleinde van de vergaring van gegevens;
- wanneer het een geautomatiseerde verwerking betreft, de mogelijkheid om aanvullende inlichtingen te verkrijgen bij een openbaar register ;
- het recht tot toegang tot de vergaarde gegevens en het recht om de verbetering ervan te vragen.
Toegepast op de kinderbijslagfondsen verwijst het begrip verwerking zowel naar het bijhouden van manuele bestanden aan de hand waarvan systematische raadplegingen kunnen gedaan worden van persoonsgegevens m.b.t. het recht op uitkeringen als naar de diverse geautomatiseerde verwerkingen die moeten leiden tot de betaling van die uitkeringen.
Onder het "houden van een manueel bestand" wordt verstaan de registratie, de bewaring, de wijziging, de uitwissing, de raadpleging of de verspreiding van persoonsgegevens in de vorm van een bestand op een niet-geautomatiseerde drager.
Onder "geautomatiseerde verwerking" wordt verstaan elk geheel van bewerkingen die geheel of gedeeltelijk langs geautomatiseerde weg zijn uitgevoerd en betrekking hebben op de registratie en de bewaring van persoonsgegevens, alsook op de wijziging, de uitwissing, de raadpleging of verspreiding van deze gegevens.
Van 1 september 1993 af hebben de kinderbijslagfondsen een algemene informatieplicht t.a.v. de sociaal verzekerden. Dit geldt uiteraard wanneer bij deze laatsten persoonsgegevens worden ingewonnen met het oog op verwerkingsverrichtingen i.v.m. het recht op gezinsuitkeringen.
In samenhang daarmede hebben de fondsen de plicht het recht van de sociaal verzekerden om kennis te nemen van de hen betreffende gegevens die zijn opgeslagen en deze zo nodig, in overeenstemming met de verschafte informatie, te laten verbeteren, metterdaad mogelijk te maken.
Hoewel de wet in generlei specifieke informatieplicht heeft voorzien in dit verband, is tot slot een bijkomende waarborg ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de sociale verzekerden ingevoerd, die bestaat in de mogelijkheid dat zij kunnen vragen dat betreffende gegevens worden verwijderd of niet mogen gebruikt worden.
Het doel van deze omzendbrief is derhalve:
- de fondsen een gestandaardiseerde mededelingsbrief te verschaffen om de sociaal verzekerden juist te informeren;
- de voorwaarden vast te leggen waaronder de rechten van de sociaal verzekerden om toegang en verbetering van de gebruikte gegevens te verkrijgen, kunnen worden uitgeoefend;
- de kinderbijslagfondsen te wijzen op de mogelijkheid waarover de sociaal verzekerde beschikt om gegevens te laten verwijderen of om het gebruik ervan te verbieden;
- de mogelijkheden van vordering bij de burgerlijke rechtsmachten en de strafbepalingen van de wet te bespreken.
De verschillende teksten waarvan sprake zijn als bijlage opgenomen.
1. Praktische richtlijnen betreffende de mededelingen ingevolge artikel 4 van de wet van 8 december 1992.
1.1. Informatieplicht
Op elke aanvraag om gegevens, al dan niet periodiek, moet de informatie waarvan sprake in artikel 4 van de wet betreffende de verwerking van persoonsgegevens, worden medegedeeld aan de hand van de volgende tekst :
"De wet verwerking persoonsgegevens van 8 december 1992 is van toepassing op de verwerking van de gegevens verzameld aan de hand van dit (bijgaand) formulier.
De gegevens zullen worden verzameld op grond van de kinderbijslagwet voor werknemers.
Deze gegevens zullen worden verwerkt door en onder de verantwoordelijkheid van... voor de toepassing van de sociale zekerheid, inzonderheid voor de vaststelling en de uitbetaling van gezinsbijslag.
De verwerking van deze gegevens is ingeschreven in het openbaar register van de geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens onder het nummer... Als u hierover nadere inlichtingen wenst, kan u zich richten tot de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Poelaertplein 3 te 1000 BRUSSEL.
Als u wenst kennis te nemen van de gegevens over u of als u ze wenst te doen verbeteren kan u zich richten tot... ".
Wij wijzen erop dat op de persoonsgegevens na, deze tekst ongewijzigd als afgedrukt moet worden gebruikt.
De kinderbijslagfondsen die geen gebruik maken van gedrukte formulieren vermelden deze tekst op elk stuk waarmee ze vragen om hun persoonsgegevens te verstrekken.
Kan het bericht wegens plaatsgebrek niet in het formulier zelf worden opgenomen, dan mag ter nakoming van de informatieplicht bij elke gegevensaanvraag een bericht bijgevoegd worden. Voor kinderbijslagfondsen die gedrukte formulieren gebruiken, kan dat op die wijze gebeuren tot uitputting van de huidige voorraad.
De Rijksdienst zal de standaardformulieren stelselmatig op dit punt aanpassen.
Dito verplichting tot informatieverschaffing geldt ook bij mondelinge bevraging. Daarom zal in ieder lokaal waarin regelmatig aan mondelinge gegevensvergaring wordt gedaan (vb. onthaal), gelijkaardig bericht op een duidelijk zichtbare plaats aangebracht worden.
1.2. Bestemmelingen van de informatie
Elke natuurlijke persoon die zich op het Belgische grondgebied bevindt en bij wie gegevens worden ingewonnen, moet de in artikel 4 van de wet bedoelde informatie ontvangen. Wanneer de gegevensvergaring evenwel betrekking heeft op meer personen die onder één dak wonen, volstaat een enkele mededeling.
1.3. Uitvoering
Persoonsgegevens die geautomatiseerd of in een manueel bestand verwerkt worden, worden medegedeeld voor elke aanvraag om gezinsbijslag. Dit geldt in de regel ook voor elke latere aanvraag om inlichtingen uitgaande van een kinderbijslaginstelling. Daarom moet bij ieder aanvraagformulier (zoals model A, E en Ebis) en elke vragenlijst een bericht gevoegd worden conform artikel 4 van de wet.
De kinderbijslagfondsen informeren de gerechtigden aan wie persoonsgegevens worden gevraagd bij de aanstaande verzending van periodieke controleformulieren.
2. Voorwaarden waaronder de rechten van toegang en verbetering worden uitgeoefend: artikel 10 en 12 van de wet van 8 december 1992 en koninklijke besluiten ter uitvoering: nr. 3, 4 en 5 van 7 september 1993
2.1. Toegang tot de gegevens
Elke persoon die zijn identiteit bewijst kan met een gedagtekende en ondertekende brief, gericht of overhandigd aan een vestiging van het voor hem bevoegde kinderbijslagfonds, om mededeling verzoeken van alle hem betreffende persoonsgegevens die worden bijgehouden en verwerkt.
Het betreft bij voorbeeld de volgende gegevens die in een verwerking worden aangewend: gegevens betreffende de persoon, de burgerlijke stand, de nationaliteit, de samenstelling van het gezin, het beroep of de klasse ervan (werkman, bediende, enz.), de verwantschap met het rechtgevende kind, het nummer van de bankrekening, de categorie van het rechtgevende kind, de graad van de handicap van het kind, de historiek van deze gegevens, enz.
Wordt het verzoek ter plaatse overhandigd, dan geeft de persoon bij wie de sociaal verzekerde zich aanmeldt onmiddellijk een gedateerd en ondertekend ontvangstbewijs af.
Alvorens het fonds de betrokken gegevens mededeelt, moet een heffing worden betaald ter bestrijding van de administratieve kosten als gevolg van het verzoek tot toegang tot de gegevens.
Voor de R.K.W. en de bijzondere kinderbijslagfondsen, moeten in de praktijk op de toegezonden of overhandigde brief ongeldig gemaakte fiscale zegels ter waarde van 100 fr. aangebracht worden.
Voor de vrije kinderbijslagfondsen wordt bij het verzoek tot toegang tot de gegevens 100 fr. in geld of met een cheque betaald of wordt het bewijs voorgelegd dat een bedrag van 100 fr. is overgemaakt.
Deze heffingen komen ten bate van de rekening voor administratiekosten van de kinderbijslagfondsen.
De heffing is verschuldigd voor elke nieuwe aanvraag om toegang.
De aanvraag om toegang tot de gegevens kan enkel betrekking hebben op de persoonsgegevens van de aanvrager zelf. Ze kan uitgaan van:
- de rechthebbende;
- de bijslagtrekkende;
- het meerderjarige rechtgevende kind dat geen bijslagtrekkende is;
- het minderjarige rechtgevende kind via zijn wettelijke vertegenwoordiger.
De inlichtingen worden onmiddellijk medegedeeld en ten laatste binnen 45 dagen te rekenen vanaf de ontvangst van het verzoek.
2.2. Verbetering van gegevens
Elke rechthebbende, bijslagtrekkende of elk rechtgevend kind kan kosteloos de verbetering verkrijgen van elk onjuist persoonsgegeven dat hem betreft. Het onjuiste van het verwerkte gegeven wordt door de verzoeker bewezen met elk rechtsmiddel.
Van het verzoek tot verbetering wordt kennis gegeven aan het bevoegde fonds.
Binnen een maand te rekenen vanaf de ontvangst van de aanvraag, moet het fonds aan de verzoeker de aan de gegevens aangebrachte verbeteringen mededelen.
3. Het recht van de sociaal verzekerde om te verkrijgen dat de hem betreffende gegevens verwijderd worden of dat verboden wordt dat ze gebruikt worden: artikel 5 en 12 van de wet van 8 december 1992 en koninklijk besluit nr. 5 van 7 september 1993
De sociaal verzekerde aan wie de hem betreffende gegevens medegedeeld werden kan vragen dat deze geschrapt worden of dat het gebruik ervan verboden wordt, wanneer die betrokken gegevens, ten aanzien van de opdracht van uitkering van kinderbijslag :
- onvolledig of niet relevant zijn;
- een zodanige wettelijke bescherming genieten dat ze niet geregistreerd, medegedeeld of bewaard mogen worden (bv. bij welke vakbond een werknemer is aangesloten, de etnische afstamming);
- bewaard zijn na de periode waarvoor machtiging is gegeven.
Het hier omschreven recht van de sociaal verzekerde moet worden gezien in het verband van de toepassing van het finaliteitsbeginsel dat in artikel 5 van de toegelichte wet wordt gesteld (bepaling van toepassing op 1 oktober 1993), beginsel dat de fondsen verplicht alleen persoonsgegevens te gebruiken die enkel zijn vergaard voor de toepassing van de gecoördineerde wetten. De vergaarde gegevens mogen aldus enkel worden gebruikt op een wijze dat ze toereikend, ter zake dienend en niet overmatig zijn uitgaande van die doeleinden.
Daaruit volgt dat de sociaal verzekerden niet mogen worden ondervraagd wanneer dat niet leidt tot een gebruik dat nodig evenredig is met de vestiging of het behoud van hun recht op kinderbijslag.
Bij wijze van preventie moeten de fondsen er dan ook op toezien dat geen gegevens meer worden bewaard na de periode waarvoor machtiging is verleend (cfr. C.O. 399).
De eerder onder punt 2.2. beschreven procedure is van toepassing op de verzoeken tot verwijdering of tot verbod van gebruik van gegevens.
4. Burgerlijke vorderingen en strafbepalingen: artikelen 14, 15, 39 tot 41 van de wet van 8 december 1992
Op burgerlijk gebied, neemt de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg, zitting houdende zoals in kort geding, kennis van de vorderingen betreffende het door of krachtens de wet verleende recht om kennis te krijgen van persoonsgegevens, alsook van de vorderingen tot verbetering, tot verwijdering of tot het verbieden van de aanwending van onjui ste persoonsgegevens of die gelet op het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel waarvan de registratie, de mededeling of de bewaring verboden is of die langer bewaard werden dan de toegestane duur.
De ingestelde vordering is pas ontvankelijk als het verzoek is afgewezen of als daaraan binnen vijfenveertig dagen geen gevolg is gegeven.
Onmiddellijk bij het verzoek tot verbetering, verwijdering of verbod van gebruik of bekendmaking van persoonsgegevens of bij de kennisgeving van de instelling van het geding bij de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg en tot een beslissing in kracht van gewijsde is getreden, moet het fonds bij elke mededeling van deze persoonsgegevens duidelijk aangeven dat het gegeven betwist is.
Op strafrechtelijk gebied wordt gestraft met een geldboete van honderd tot honderdduizend frank:
- hij die met het oog op verwerking persoonsgegevens heeft verzameld zonder de inlichtingen bedoeld in artikel 4 te hebben medegedeeld (cfr. punt 1 hiervoor);
- de aangestelde of gemachtigde van een fonds die gegevens verwerkt in overtreding met het finaliteitsbeginsel (cfr. punt 3 hiervoren);
- de aangestelde of gemachtigde van een fonds die geen mededeling doet van de inlichtingen die door de sociaal verzekerde worden gevraagd, binnen 45 dagen na ontvangst van het verzoek of die wetens onjuiste of onvolledige inlichtingen verstrekt (cfr. punt 2.1 hiervoren).
Bij veroordeling kan de rechtbank bevelen dat het vonnis in zijn geheel of bij uittreksel wordt opgenomen in een of meer dagbladen op de wijze die zij bepaalt, een en ander op kosten van de veroordeelde.
De rechter kan eveneens de verbeurdverklaring uitspreken van de dragers van de persoonsgegevens waarop het misdrijf betrekking heeft, zoals manuele bestanden, magneetschijven of magneetbanden of de uitwissing van de gegevens gelasten.
Tot slot kan de rechter voor de veroordeelde het verbod uitspreken om gedurende ten hoogste twee jaar rechtstreeks of door een tussenpersoon het beheer te hebben van enige verwerking van persoonsgegevens.
