Met de omzendbrief C.O. 1195 van 29 september 1987 heeft de Rijksdienst U onderrichtingen gegeven die zijn opgesteld nadat met de R.V.A. een overeenkomst was gesloten om het systeem van gegevensverstrekking door middel van de "C 3.4" kaarten te moderniseren.
Door een uitgebreid onderzoek zowel bij de instellingen die werkloosheidsuitkeringen betalen als bij de kinderbijslagfondsen heeft men kunnen nagaan in welke mate deze overeenkomst in de praktijk wordt toegepast.
Uit dit onderzoek is enerzijds gebleken dat de "C 3.4" kaarten stelselmatig vervangen worden door verzamellijsten of magnetische informatiedragers naarmate de betaalinstellingen van werkloosheidsuitkeringen gebruik maken van computers voor de gegevensoverdracht en anderzijds dat het nieuwe systeem over het algemeen positieve resultaten oplevert.
Toch blijkt dat verschillende onderrichtingen niet correct zijn toegepast en dat zowel op het stuk van de afwijkingen als van de initiatieven die moeten genomen worden om de toepassing van de praktische regels aan te passen of te verbeteren, een algemene coördinatie moet bestaan.
Om te beantwoorden aan deze behoefte en aan de wens van de betrokken partijen, zal de Rijksdienst in de toekomst als tussenpersoon optreden tussen de kinderbijslagfondsen en de instellingen die werkloosheidsuitkeringen betalen om de werkmethode te coördineren en te rationaliseren en dit afhankelijk van de organisatie en de graad van informatisering van de instellingen.
De Rijksdienst zal ook de gepaste maatregelen nemen om de uitwisseling, de inhoud en de opmaak van de gegevens aan de hand van lijsten of magnetische informatiedragers te harmoniseren.
De instellingen van hun kant moeten hem dus in kennis stellen van de ondervonden moeilijkheden en van hun voorstellen die zijn medewerking vereisen, zonder afbreuk te doen aan de initiatieven die op regionaal vlak reeds genomen zijn en waarvan het resultaat niettemin aan de Rijksdienst moet worden meegedeeld.
Er dienen dus een reeks maatregelen genomen te worden waarvan er sommige in feite enkel de herhaling zijn van de niet in acht genomen onderrichtingen.
a. voor de instellingen die werkloosheidsuitkeringen betalen
- de computerlijst of magnetische gegevensdrager moet vergezeld gaan van een gedateerd en ondertekend document waardoor de gegevens als echt kunnen worden erkend en de afzender en bestemmeling op een exacte manier kunnen worden geïdentificeerd.
- de per kalendermaand opgestelde gezamenlijke lijst of registratie op magneetband mag alleen gegevens over de werkloosheidsdagen van die maand bevatten; individuele of laattijdige gegevens voor regularisaties worden met een afzonderlijke lijst of met C 3.4-kaarten meegedeeld.
Evenwel is het gebruik van een enkele magneetdrager die naast de gegevens betreffende de refertemaand, ook gegevens bevat betreffende andere maanden (achterstallige betalingen, verbeteringen, aanvullingen...) toegelaten op voorwaarde dat,
- geen verwarring mogelijk is tussen de verschillende gegevens,
- de verstrekte gegevens steeds opnieuw kunnen samengesteld worden en op de door de Rijksdienst gewenste wijze kunnen geventileerd worden,
- de vereisten van een doelmatige controle en een vlotte raadpleging verzekerd zijn.
- de verzending van de lijsten of magnetische gegevensdragers aan de kinderbijslagfondsen die op grond van de omzendbrief C.O. 1195 op de 5de en de 10de van de maand moet gebeuren, wordt verlaat. De uiterste datum zou de 10de werkdag moeten zijn die voorafgaat aan het einde van de maand volgend op die waarop de aangifte van de gegevens betrekking heeft en dit naar analogie van de technische richtlijnen die aan de kinderbijslagfondsen verstrekt zijn binnen het raam van de provisionele uitkeringen (C.O. 1216) rekening houdend met de programmatievoorschriften voor de betaling van kinderbijslag.
Op die manier zal de kinderbijslag voor werklozen niet langer dan een maand ongedekt en provisioneel worden uitbetaald zodat er minder risico zal zijn om de inhouding op kinderbijslag verkeerd toe te passen in gevallen waarin men afwisselend werkt en werkloos is.
Voorbeeld: voor de komende maanden zal de kalender er zo uit zien:
januari 1991 - over te dragen op 15 februari 1991
februari 1991 - over te dragen op 15 maart 1991
maart 1991 - over te dragen op 17 april 1991
april 1991 - over te dragen op 17 mei 1991
b. voor de kinderbijslagfondsen
- de lijsten van de regionale bureaus van de instellingen die werkloosheidsuitkeringen uitbetalen, moeten aan deze bureaus terugbezorgd worden (met aanpassingen, wijzigingen en verbeteringen) en niet aan de instellingen zelf om de weg die deze lijsten moeten afleggen, zo kort mogelijk te houden;
- de fondsen moeten voor elk van hun regionale bureaus afzonderlijk een staat van hun rechthebbenden aan de werkloosheidsbureaus bezorgen zodat deze laatste over een lijst per bureau in plaats van per fonds beschikken.
Zoniet moeten zij, voor raadpleging en controle, zelf en onder hun verantwoordelijkheid dergelijke lijsten opstellen aan de hand van de lijsten of magnetische gegevensdragers die zij van de betaalinstellingen ontvangen hebben;
- de fondsen worden verzocht om meer individuele overeenkomsten met de betaalinstellingen te sluiten om zo het gebruik te beperken van de C 3.4-kaarten die geldig blijven voor:
- de niet geïnformatiseerde instellingen die werkloosheids-uitkeringen betalen;
- het individueel of laattijdig verzenden van inlichtingen;
- het bezorgen van duplicata.
* * * * *
Ook is van belang dat hoewel de eigen nummering van de dossiers van de kinderbijslagfondsen inhoudt dat de computerprogramma's hier en daar zullen moeten worden aangepast aan de instellingen die de gegevens doorgeven, een harmonisering van deze nummering in de nabije toekomst niet haalbaar is maar dat deze zal nagestreefd worden binnen het raam van de invoering van een enige identificatiecode van het nationaal nummer uit het Rijksregister van de natuurlijke personen.
In de loop van de maand januari 1991 zal de Rijksdienst een diepgaand onderzoek uitvoeren naar het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister bij de kinderbijslagfondsen en de uitbetalingsinstellingen en de te verwachten ontwikkelingen ervan. Vervolgens zal de Rijksdienst nagaan welke concrete maatregelen kunnen getroffen worden met het oog op een spoedig veralgemeend gebruik van dit identificatienummer bij de interne organisatie van de kinderbijslagfondsen en voor hun externe betrekkingen.
Zoals de zaken er nu voorstaan, lijkt het niet aangewezen de periodiciteit van de gegevens te wijzigen zoals de Rijksdienst reeds had kenbaar gemaakt in de omzendbrief C.O. 1216 van 26 juni 1989 betreffende de provisionele betalingen.
