996/106 du 12 novembre 2013 - Précisions sur l'application de la CO 1393 du 19 septembre 2013 en ce qui concerne le contrôle social

La circulaire de l'Office CO 1393 du 19 septembre 2013 vous informe au chapitre 1. point 1.4. des mesures de restructuration du contrôle social et de la reprise par l'Office, pour l'ensemble du régime, des missions de contrôle domiciliaire. La présente lettre circulaire se propose de vous donner toutes les précisons permettant d'appliquer de manière uniforme la nouvelle procédure fixée.

A. Envoi, traitement et retour des contrôles urgents (depuis le 1er octobre 2013)

1. Les demandes de contrôles urgents doivent être envoyées à l'ONAFTS par mail à l'adresse suivante : soc.ctrl@famifed.be.

2. La rubrique "concerne" devra mentionner "Request urgent controls".

3. Les contrôles urgents doivent être envoyés par les organismes de paiement sans délai via un tableau Excel prédéfini comportant des champs obligatoires (voir annexe 1), ce tableau est baptisé "Request urgent controls". Le format de ce tableau Excel doit être respecté, il ne peut y avoir ni retrait ni ajout de colonne. Seule la date de l'envoi du mail est prise en compte pour définir la date1 à laquelle le contrôle urgent doit être retourné au service demandeur, cette même date doit figurer dans la colonne "order date" de la liste.

4. Pour chaque contrôle urgent demandé, l'organisme doit joindre un "zip file" qui contient la demande de contrôle motivée - format Word - (voir annexe 2) ainsi que toutes les informations et pièces utiles au contrôleur ou à l'inspecteur pour effectuer son enquête -format PDF- (courriers, PV de police, mails, rapports téléphoniques, formulaires, etc.).

5. Chaque fichier (zip file) annexé porte le numéro exact du dossier allocations familiales auquel il est rattaché. (exemple pour la demande de contrôle du dossier n°135476, le zip file porte la réf. 135476.zip).

6. Chaque envoi de contrôles urgents reprend en annexe du mail, un tableau Excel avec la liste des personnes à contrôler et leurs coordonnées - voir point 3 - et pour chaque contrôle demandé un zip file individuel (un fichier global reprenant tous les zip files de la série ne convient pas).

7. Les contrôles effectués par les contrôleurs et inspecteurs sociaux de l'Office sont envoyés au service demandeur par mail via l'adresse officielle du site telle qu'elle apparait dans la liste des caisses d'allocations familiales sauf si l'organisme de paiement a communiqué une adresse mail spécifique pour tout ce qui concerne les contrôles.

8. Le service de paiement compétent reçoit en annexe du mail, la liste des contrôles effectués sur un tableau Excel nommé "Return finished controls "2 comportant les champs obligatoires du tableau imposé au point 3 et de nouveaux champs relatifs aux constatations faites par les contrôleurs et inspecteurs sociaux (voir annexe 3) ainsi qu'un fichier (zip file) pour chaque enquête effectuée portant le numéro exact du dossier allocations familiales auquel il se rattache.

9. Le service de paiement réceptionne le mail et le diffuse pour suite utile de la manière qu'il choisit, il veille toutefois à retourner dans un délai de maximum trois mois suivant la réception du tableau Excel " Return finished controls" (date d'envoi du mail au service de paiement), le feedback pour les dossiers qui ont fait l'objet d'une annotation dans la/les colonnes R "impact" et/ou S "fraud" par le contrôleur ou l'inspecteur. La constatation notifiée dans le rapport d'enquête est en effet répertoriée par le contrôleur ou l'inspecteur dans le tableau Excel "Return finished controls". Les contrôles qui n'ont fait l'objet d'aucune annotation dans les colonnes R "impact" et/ou S "fraud" par le contrôleur ou l'inspecteur ne sont pas concernés.

10. Ce feedback est assuré par l'envoi via mail à soc.ctrl@rkw-onafts.fgov.be d'un tableau Excel baptisé "feedback controls" (voir annexe 4) reprenant uniquement la liste des contrôles qui ont fait l'objet d'une annotation par le contrôleur ou l'inspecteur dans les colonnes R et/ou S, le tableau complété par les organismes de paiement mentionnera dans les champs "ad hoc", ("feedback/impact " et "other ") les impacts financiers et autres actions de l'organisme de paiement résultant des constatations des contrôleurs et inspecteurs.

11. Les services de paiement complètent les rubriques du point 10 en traduisant le plus précisément possible les conséquences financières directes des contrôles (récupération, régularisation) mais également les conséquences financières indirectes3, de manière à mesurer l'aspect préventif du contrôle ainsi que son poids au sein d'autres IPSS ou OIP.

B. Envoi, traitement et retour des contrôles aléatoires (à partir du 1^er janvier 2014)

1. Les caisses d'allocations familiales font parvenir leurs listes de contrôles aléatoires à l'ONAFTS par mail à l'adresse suivante : soc.ctrl@rkw-onafts.fgov.be.

2. La rubrique "concerne" doit mentionner "Request random controls".

3. Les listes de contrôles à effectuer tels que définis dans la CO 1393 doivent être envoyées par les organismes de paiement et parvenir au service du contrôle, au cours des 10 premiers jours de chaque début de trimestre, via un tableau Excel prédéfini comportant des champs obligatoires. Seule la date de l'envoi du mail est prise en compte, cette même date doit figurer dans la colonne "order date" de la liste. Ce tableau sera baptisé "Request random controls" (voir annexe 5).

4. Pour alimenter les listes "Request random controls", les services de paiement sélectionnent de manière aléatoire 2,5 % des populations à contrôler pour obtenir au terme des quatre trimestres les 10% annuels.

5. Les numéros NISS sélectionnés pour un trimestre seront exclus des sélections aléatoires trimestrielles suivantes afin d'éviter l'émission de deux contrôles pour un même NISS durant le cycle décennal. Ils seront remplacés par d'autres NISS. Cela vaut uniquement pour les sélections aléatoires, les demandes de contrôles urgents n'influencent pas la sélection aléatoire.

6. Lors d'un transfert de dossier d'un organisme de paiement vers un autre, c'est le service du contrôle de l'Office qui vérifiera que le n° NISS n'a pas déjà été sélectionné dans le cycle décennal.

7. Les contrôles effectués par les contrôleurs et inspecteurs sociaux de l'Office sont envoyés au service demandeur par mail via l'adresse officielle du site telle qu'elle apparait dans la liste des caisses d'allocations familiales sauf si l'organisme de paiement a communiqué une adresse mail spécifique pour tout ce qui concerne les contrôles.

8. Le service de paiement compétent reçoit en annexe du mail, la liste des contrôles effectués sur un tableau Excel nommé "Return finished controls" comportant les champs obligatoires du tableau imposé au point 3 et de nouveaux champs relatifs aux constatations faites par les contrôleurs et inspecteurs sociaux (voir annexe 3) ainsi qu'un fichier (zip file) pour chaque enquête effectuée portant le numéro exact du dossier allocations familiales auquel il se rattache.

9. Le service de paiement réceptionne le mail4 et le diffuse pour suite utile de la manière qu'il choisit, il veille toutefois à retourner dans un délai de maximum trois mois suivant la réception du tableau Excel "Return finished controls" (date d'envoi du mail au service de paiement), le feedback pour les dossiers qui ont fait l'objet d'une annotation dans la/les colonnes R "impact" et/ou S " fraud" par le contrôleur ou l'inspecteur. La constatation notifiée dans le rapport d'enquête est en effet répertoriée par le contrôleur ou l'inspecteur dans le tableau Excel "Return finished controls". Les contrôles qui n'ont fait l'objet d'aucune annotation dans les colonnes R "impact" et/ou S "fraud" par le contrôleur ou l'inspecteur ne sont pas concernés.

10. Ce feedback est assuré par l'envoi via mail à : soc.ctrl@rkw-onafts.fgov.be d'un tableau Excel baptisé "feedback controls" reprenant uniquement la liste des contrôles qui ont fait l'objet d'une annotation par le contrôleur ou l'inspecteur dans les colonnes R et/ou S, le tableau complété par les organismes de paiement mentionnera dans les champs "ad hoc", ("feedback/impact" et "other") les impacts financiers et autres actions de l'organisme de paiement résultant des constatations des contrôleurs et inspecteurs.

11. Les services de paiement complètent les rubriques du point 10 en traduisant le plus précisément possible les conséquences financières directes des contrôles (récupération, régularisation) mais également les conséquences5 financières indirectes, de manière à mesurer l'aspect préventif du contrôle ainsi que son poids au sein d'autres IPSS ou OIP.

C. Visites d'assistance

1. Les caisses qui souhaitent encore exercer des visites domiciliaires continuent à assurer certaines missions dites d'assistance. Il s'agit:

• de visites6 qui permettent de recueillir des informations qui ne peuvent être obtenues par d'autres sources pour l'établissement du droit, pour débloquer un paiement, pour évaluer la solvabilité du débiteur avant d'entamer la procédure de recouvrement judicaire.
• de visites obligatoires7 prescrites dans les CO 1366 et 1386 (P19 1^er examen supplément social, P19 validation des paiements si doute, P16com si contestation, demande de renonciation au recouvrement des allocations familiales).

2. Les caisses qui ne souhaitent plus exercer de visites domiciliaires délèguent à l'ONAFTS celles qui ont encore un caractère obligatoire prescrit dans les CO 1366 et 1386. L'Office ne prend pas en charge les autres visites d'assistance.

D. Contrôles automatiques.

La visite domiciliaire est un moyen efficace pour clarifier des situations qui nécessitent une attention particulière. Les caisses doivent recourir au contrôle automatique (liste non limitative) :

• Si les familles ne sont pas inscrites au RNPP, sont inscrites à une adresse de référence ou à une adresse différente de l'adresse de correspondance du dossier ;

• après une nouvelle naissance dans une famille monoparentale bénéficiant des allocations familiales à un taux préférentiel ;

• lorsque les allocations familiales d'un allocataire qui bénéficie du taux préférentiel accordé aux familles monoparentales sont versées sur un compte commun uniquement pour les nouvelles demandes (donc après le 1^er octobre 2013) ;

• lorsque un ou plusieurs enfants d'une famille suivent des cours dans un Etat autre qu'un Etat de l'UE et autre qu'un Etat avec lequel la Belgique a conclu une convention bilatérale. Ce qui n'exclut pas le recours à la visite domiciliaire lorsque l'organisme de paiement a des doutes sur la situation de familles dont les enfants suivent les cours dans un Etat de l'UE ou dans un Etat avec lequel la Belgique a conclu une convention bilatérale ;

• si le versement d'allocations familiales doit être effectué sur un compte hors zone SEPA alors que les acteurs du dossier sont domiciliés sur le territoire.

E. Feedback/impact

1. Les services de paiement doivent reporter les impacts des contrôles, comme précisé aux points 10 et 11, dans le tableau "feedback controls".

2. Dans la colonne T "feedback/impact" devront figurer les actions de l'organisme de paiement résultant des contrôles,

• soit simplement les montants positifs ou négatifs
  • + xxxEUR (s'il s'agit d'une régularisation)
  • - xxxEUR (s'il s'agit d'une récupération)
• soit un bref descriptif de l'action
  • suppression du supplément x ou des AF à partir du...
  • Octroi d'un supplément x ou des AF à partir du...

3. Dans la colonne "other" devront figurer

• soit un bref descriptif de l'action qui n'est pas répertoriée,
• soit les impacts dans d'autres organismes de paiement A
  • + EUR C1 (si le contrôle entraine aussi une régularisation auprès d'un autre service de paiement, ex : la caisse 1) ;
  • - EUR C39 (si le contrôle entraine aussi une récupération auprès d'un autre service de paiement, ex : la caisse 39) ;
  • impact possible ONEM (si l'information est susceptible d'influencer le droit auprès de l'ONEM) ;
  • impact possible CPAS (si l'information est susceptible d'influencer le droit au RIS).

Les exemples de demandes de contrôles, les différents fichiers et documents cités ainsi que les explications sur le contenu de chaque rubrique sont annexés à la présente (voir annexe 6).

• 1. Le contrôleur/inspecteur doit avoir fixé son 1^er rendez-vous avec l'assuré social, au plus tard quatre semaines suivant la date de réception du contrôle.
• 2. Cette liste reprend tous les contrôles (aléatoires et urgents sans distinction) qui doivent être renvoyés au même service de paiement.
• 3. Par exemple si l'action de l'organisme suite au contrôle prévient un paiement indu, génère une modification pour le futur paiement ou si un contrôle, qui n'entraine pas d'opération comptable positive ou négative au niveau des AF, produit un impact au niveau d'un autre IPSS.
• 4. A partir de cette étape la procédure est commune pour toutes les demandes de contrôles aléatoires et urgentes.
• 5. Par exemple si l'action de l'organisme suite au contrôle prévient un paiement indu, génère une modification pour le futur paiement ou si un contrôle, qui n'entraine pas d'opération comptable positive ou négative au niveau des AF, produit un impact au niveau d'un autre IPSS.
• 6. Les caisses reçoivent un subside pour ces visites, elles doivent toutefois pouvoir démontrer la pertinence d'une visite domiciliaire.
• 7. Les caisses qui assurent leurs contrôles obligatoires reçoivent le subside prévu.